Delegacja własnym samochodem – jak rozliczyć?

Są takie zawody, kiedy trzeba jechać w delegację, raz się to odbywa rzadziej, w niektórych firmach częściej. Jednak zawsze pracownik musi mieć zapłacone za taki wyjazd, a to oznacza, że warto znać te wszystkie zasady, tak żeby mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione tak jak należy. Łatwiej jest jeśli to pracodawca organizuje transport, jednak trzeba też zobaczyć jak rozliczyć delegację własnym samochodem, jeśli to właśnie nim jedzie nas pracownik. Warto mieć świadomość, że będziemy musieli zapłacić nie tylko za każdy przejechany kilometr, który pokona pracownik, ale również za dodatkowe opłaty, jak chociażby te za autostradę. Jeśli będziemy wiedzieli, jak wygląda delegacja własnym samochodem ile za kilometr musimy zapłacić, to nie będziemy mieli problemów, aby to wszystko odpowiednio rozliczyć. Jeśli będziemy szukać informacji odnośnie tego, jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika, to dowiemy się, że jest ona zwolniona od podatku dochodowego i składek ZUS.

Mamy dokładne wytyczne jak rozliczyć prywatny samochód w firmie

Nigdzie nie jest powiedziane, że w delegację trzeba się udać transportem wyznaczonym przez pracodawcę. Jeśli bardziej odpowiada nam prywatny samochód, to warto o tym porozmawiać z szefem.

Będzie on wówczas musiał sprawdzić jak rozliczyć prywatny samochód w firmie, aby zgadzało się to z wszystkimi rozporządzeniami, jakie odnoszą się do takiej sytuacji. To oznacza, że nie tylko trzeba zapłacić za każdy przejechany kilometr, ale również pokryć opłaty związane z przejazdem autostradą, czy z płatnym parkowaniem. Jednak w tych dwóch przypadkach, pracownik musi wiedzieć, że będzie musiał przedstawić odpowiednie rachunki. Dlatego też on sam powinien sprawdzić jak rozliczyć delegację własnym samochodem, jakie dokumenty musi posiadać, tak aby wiedział, że będzie miał wszystko co niezbędne, aby mógł odzyskać całą kwotę, jaką przeznaczył na delegację. Im lepiej to wszystko będzie udokumentowane, tym większa będzie szansa, że pracownik nie będzie dokładał do delegacji z własnej kieszeni.

Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli zastanawiamy się jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika?

Szukając informacji odnośnie tego, jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika, dowiemy się, że stawka za kilometr, którą będziemy musieli mu wypłacić, będzie zależała od pojemności silnika. Chociaż jest ona podzielona na dwie kategorie, do 900m3 i powyżej nich. Dodatkowo jeśli ma się odbywać delegacja własnym samochodem ile za kilometr będzie ważne, ale istotne będzie również to, aby odpowiednio wszystko udokumentować.

Dlatego powinna być prowadzona ewidencja, w której zawarte będą wszystkie najważniejsze informacje. Pojemność silnika, numer rejestracyjny, faktycznie przejechane kilometry, przeliczona kwota jaka się należy. Jeśli będziemy wiedzieć, jak rozliczyć prywatny samochód w firmie, to będziemy wiedzieli, że pracownik otrzymuje odpowiednie rozliczenie, a co się z tym wiąże, wszystko będzie się odbywało w przyjaznej atmosferze. Zobaczmy jakie są wytyczne odnośnie tego, jak rozliczyć delegację własnym samochodem. Istnieją odpowiednie rozporządzenia, do których trzeba się stosować, aby mieć pewność, że wszystko będzie się tutaj odbywało zgodnie z prawem. Dodatkowo jeszcze analizując jak rozliczyć prywatny samochód w firmie, nie można zapominać o dodatkowych kosztach, które zostały poniesione. Chodzi tutaj nie tylko o każdy z przejechanych kilometrów, ale również o opłaty, jakie trzeba było ponieść za parkowanie czy wjazd na określoną trasę. Tutaj jednak pracownik musi udokumentować takie wydatki, a to oznacza, że konieczne jest przedstawienie niezbędnych dokumentów.

Nie tylko w księgowości powinni wiedzieć, jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika, ale również sam pracownik udający się w delegację powinien mieć taką wiedzę. Wówczas będzie miał pewność, że zbierze wszystkie niezbędne dokumenty, aby faktycznie wszystkie poniesione koszty zostały mu zwrócone.